Handwerkerrechnung prüfen: Leistung und Positionen abgleichen

Legen Sie den tatsächlich vereinbarten Auftrag daneben

Sammeln Sie das angenommene Angebot, die Auftragsbestätigung und spätere Vereinbarungen. Dazu gehören Nachrichten zu geänderten Mengen, anderen Materialien oder zusätzlichen Arbeiten. Entscheidend ist die Fassung, auf die Sie sich mit dem Betrieb verständigt haben. Bewahren Sie frühere Fassungen auf, kennzeichnen Sie aber deutlich, welche ersetzt wurden. Sonst vergleichen Sie womöglich eine Schlussrechnung mit einer längst überholten Planung.

Ergänzen Sie vorhandene Aufmaße, Stundennachweise, Lieferscheine und Ihre Zahlungsbelege. Ein Lieferschein erklärt, welches Material geliefert wurde. Er beantwortet für sich genommen noch nicht, wie dessen Abrechnung vereinbart war. Schreiben Sie deshalb zu jedem Dokument, welche Frage es klärt. So verhindern Sie, dass eine große Unterlagenmenge den eigentlichen Abgleich verdeckt. Fehlende Unterlagen lassen sich anschließend mit einem konkreten Bezug anfordern.

Lesen Sie zuerst die Bezeichnung der Rechnung. Handelt es sich um eine Abschlagsrechnung für einen Zwischenstand oder um die Schlussrechnung für den gesamten Auftrag? Notieren Sie Rechnungsnummer, Datum und betroffenen Leistungszeitraum. Wenn mehrere Aufträge am selben Gebäude liefen, ordnen Sie die Rechnung dem richtigen Auftrag zu. Ein anderer Raum oder ein späterer Reparaturtermin kann eine eigenständige Abrechnung betreffen.

Ordnen Sie jede Position einer Vereinbarung zu

Gehen Sie die Rechnung Zeile für Zeile durch und schreiben Sie die zugehörige Angebotsposition daneben. Stimmen die Nummern nicht überein, vergleichen Sie Tätigkeit, Ort und Ausführung. Eine umbenannte Zeile kann dieselbe Leistung beschreiben. Eine gleich benannte Zeile kann dagegen einen veränderten Umfang enthalten. Markieren Sie die Zuordnung erst als geklärt, wenn Sie den Zusammenhang anhand Ihrer Unterlagen nachvollziehen können.

Für eine einfache Prüfliste genügen Rechnungsposition, vereinbarte Leistung, berechnete Menge und offene Frage. Trennen Sie dabei drei Ergebnisse: Die Position passt zu den Unterlagen; sie ist nachvollziehbar geändert worden; oder sie braucht eine Erläuterung. Ein offener Punkt ist zunächst eine Frage. Diese sachliche Einordnung erleichtert dem Betrieb eine Antwort und Ihnen die spätere Bewertung der ergänzten Nachweise.

Bei einer neuen Position suchen Sie nach der zugehörigen Änderung. Haben Sie etwa nach Arbeitsbeginn einen zusätzlichen Raum beauftragt? Gibt es eine Nachricht über einen anderen Untergrund? Notieren Sie, wer welche Ergänzung wann besprochen hat. Fehlt Ihnen eine nachvollziehbare Vereinbarung, fragen Sie nach Leistungsanlass und Abrechnungsgrundlage. Ob eine konkrete Forderung rechtlich besteht, lässt sich aus dem fehlenden Vermerk allein nicht entscheiden.

Prüfen Sie außerdem, ob eine Leistung an zwei Stellen erscheint. Eine Sammelposition für Montage und eine zusätzliche Stundenposition können unterschiedliche Arbeiten betreffen. Lassen Sie sich erklären, welche Tätigkeit jeweils gemeint ist. Streichen Sie eine Position nicht allein wegen ähnlicher Wörter. Schreiben Sie stattdessen beide Nummern in Ihre Rückfrage. Der Betrieb kann so genau erläutern, wie er die Arbeiten voneinander abgegrenzt hat.

Prüfen Sie Mengen nach der vereinbarten Abrechnungsweise

Bei vereinbarten Einheitspreisen gehören Menge, Einheit und Preis zusammen. Prüfen Sie beispielsweise, ob Quadratmeter, laufende Meter und Stück korrekt übertragen wurden. Vergleichen Sie die Menge mit dem vorhandenen Aufmaß. Können Sie eine Abweichung nicht erklären, bitten Sie um die Berechnung für den betroffenen Raum oder das Bauteil. Eine eigene grobe Messung kann Ihre Frage präzisieren, ersetzt aber keine geklärte Abrechnungsregel.

Gerade bei Flächen kann die Berechnung Fragen aufwerfen. Wurden Öffnungen berücksichtigt, welche Seiten eines Bauteils sind erfasst und welche Räume sind enthalten? Fragen Sie nach der konkret vereinbarten Messweise. Aus einer Zeichnung allein sollten Sie keine allgemeine Regel für Abzüge oder Zuschläge ableiten. Lassen Sie sich den Rechenweg an der strittigen Position zeigen und halten Sie fest, auf welcher Grundlage der Betrieb abrechnet.

Bei einem vereinbarten Pauschalpreis prüfen Sie zuerst, ob sich die Rechnung auf den gleichen Leistungsumfang bezieht. Eine interne Aufschlüsselung des Betriebs macht aus der Vereinbarung nicht automatisch eine Abrechnung nach tatsächlichen Stunden. Umgekehrt können zusätzliche beauftragte Leistungen gesondert erscheinen. Ordnen Sie deshalb die ursprüngliche Pauschale und jede später hinzugekommene Arbeit getrennt zu. Unklarheiten zur Reichweite der Vereinbarung gehören in die Rückfrage.

Die Wahl einer Preisgrundlage vor Auftrag ist eine andere Entscheidung als diese Rechnungsprüfung. Hier geht es darum, ob der Betrieb die bereits vereinbarte Grundlage nachvollziehbar angewendet hat. Ein nachträglicher Vergleich mit einem günstigeren Stundensatz eines anderen Unternehmens beantwortet diese Frage nicht. Halten Sie Ihren Abgleich eng an den tatsächlichen Auftrag und die darin genannten Konditionen.

Lassen Sie Stunden und Material konkret erklären

Bei vereinbarter Abrechnung nach Aufwand vergleichen Sie die angesetzten Stunden mit den vorhandenen Tätigkeitsnachweisen. Welche Personen waren an welchem Tag für welche Arbeit eingesetzt? Sind unterschiedliche Stundensätze vorgesehen? Die Anwesenheit mehrerer Beschäftigter kann mehrere Arbeitsstunden je Zeitstunde erklären. Wenn Ihre eigene Beobachtung abweicht, beschreiben Sie Datum und Tätigkeit möglichst genau. Eine allgemeine Erinnerung an einen kurzen Besuch hilft weniger als ein konkreter Bezug.

Fragen Sie bei Sammelangaben nach der Aufteilung, soweit Sie diese für den Abgleich benötigen. Eine Position mit mehreren Tagen sollte sich einem Leistungsabschnitt zuordnen lassen. Prüfen Sie auch, was Ihre Unterschrift auf einem vorhandenen Nachweis nach dessen Wortlaut bestätigt. War es die Anwesenheit, eine Tätigkeit oder eine andere Erklärung? Die rechtliche Bedeutung hängt vom konkreten Dokument und Zusammenhang ab. Verwenden Sie eine Unterschrift weder vorschnell als Zustimmung zu jeder Forderung noch als bedeutungslos.

Beim Material vergleichen Sie Produktbezeichnung, Menge und den vereinbarten Leistungsort. Fragen Sie bei einer abweichenden Bezeichnung, ob ein anderes Produkt eingebaut wurde oder nur ein anderer Abrechnungstext verwendet wird. Bei Restmaterial, Verschnitt und Verpackungseinheiten klären Sie die angesetzte Berechnungsgrundlage. Es gibt für diese Prüfung keinen allgemein passenden pauschalen Abzug. Ihre Unterlagen und die Vereinbarung bestimmen, welche Erläuterung Sie benötigen.

Lesen Sie Nebenpositionen wie Anfahrt, Transport, Geräteeinsatz oder Entsorgung gesondert. Waren sie im Auftrag ausgewiesen oder Bestandteil einer Sammelleistung? Wie oft wurden sie angesetzt und zu welchen Arbeitstagen gehören sie? Bitten Sie bei einem unklaren Zuschlag um dessen Bedeutung und Grundlage. Der passende nächste Schritt ist eine verständliche Erklärung der konkreten Zeile, keine Vermutung über übliche Preise.

Rechnen Sie Summen und bisherige Zahlungen nach

Prüfen Sie anschließend die Rechenwege. Passen Menge mal Einheitspreis und die Positionssumme zusammen? Sind vereinbarte Nachlässe an der richtigen Stelle berücksichtigt? Wurde eine Wahlposition berechnet, obwohl Sie eine andere Ausführung gewählt haben? Trennen Sie einen rechnerischen Fehler von einem Streit über den Leistungsumfang. Bei einem Zahlendreher reicht eine präzise Korrekturbitte, während die zweite Frage eine Erklärung des Auftrags verlangt.

Vergleichen Sie die Schlussrechnung mit Ihren tatsächlichen Überweisungen. Notieren Sie je Zahlung Datum, Betrag und Verwendungszweck. Eine gestellte Abschlagsrechnung ist noch kein Zahlungsnachweis. Umgekehrt darf eine geleistete Zahlung im Abgleich nicht verschwinden, nur weil sie unter einer anderen Bezeichnung auftaucht. Bitten Sie um eine Aufstellung, die Gesamtvergütung, berücksichtigte Zahlungen und verbleibenden Rechnungsbetrag eindeutig verbindet.

Auch die formalen Angaben verdienen einen Blick. § 14 Absatz 4 UStG nennt unter anderem Beteiligte, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt sowie Angaben zu Entgelt und Steuer. Für bestimmte Fälle gelten Sonderregeln. Bei einem fehlenden oder unverständlichen Steuerhinweis bitten Sie deshalb um Erläuterung beziehungsweise Korrektur, statt selbst einen Steuersatz zu ergänzen. Eine formal vollständige Rechnung beweist für sich noch nicht die inhaltliche Richtigkeit jeder Position.

Beispiel: Eine unklare Position in eine beantwortbare Frage übersetzen

Das folgende Beispiel ist frei erfunden. Vereinbart wurde das Streichen eines Zimmers mit beschriebenen Vorarbeiten. Auf der Rechnung steht zusätzlich eine Untergrundbehandlung für eine weitere Fläche. In Ihren Nachrichten finden Sie einen Hinweis auf eine beschädigte Wandstelle, aber keine klare Zuordnung zur berechneten Menge. Sie markieren deshalb die zusätzliche Position als klärungsbedürftig und lassen die eindeutig zugeordneten Arbeiten in Ihrer Prüfliste stehen.

Ihre Rückfrage kann lauten: "Zur Rechnung [Nummer] möchte ich Position [Nummer] nachvollziehen. Bitte erläutern Sie, welche Fläche behandelt wurde, wie die Menge berechnet ist und auf welche besprochene Ergänzung Sie sich beziehen. In meinen Unterlagen finde ich dazu die Nachricht vom [Datum]. Bitte zeigen Sie mir auch, wie sich die zusätzliche Arbeit von den im Auftrag enthaltenen Vorarbeiten unterscheidet."

Die Antwort kann verschiedene Dinge klären. Vielleicht betrifft die Position eine ausdrücklich ergänzte Arbeit, vielleicht wurde eine Menge falsch übertragen, vielleicht bleibt die Grundlage strittig. Tragen Sie die tatsächliche Antwort neben der Frage ein und bewahren Sie beide zusammen auf. Damit können Sie den Punkt abschließen oder einer Beratungsstelle genau zeigen, welche Erklärung Ihnen weiterhin fehlt.

Trennen Sie Rechnungsfragen, Abnahme und Mängel

Eine Rechnung beschreibt die Forderung des Betriebs. Die Prüfung des fertigen Werks und die rechtliche Abnahme sind damit nicht automatisch erledigt. Nach § 641 Absatz 1 BGB ist die Vergütung grundsätzlich bei Abnahme zu entrichten. Welche Zahlung in Ihrem Fall wann fällig ist, hängt auch von Vertragsart und Vereinbarungen ab. Leiten Sie aus einer offenen Rechnungsfrage daher keine pauschale Erlaubnis ab, sämtliche Zahlungen auszusetzen.

Wenn Sie zugleich einen Ausführungsfehler bemerken, dokumentieren Sie diesen getrennt von der Rechenprüfung. Beschreiben Sie Ort, Erscheinung und Zeitpunkt der Beobachtung. Eine streifige Wand ist eine andere Frage als eine falsch addierte Positionssumme. Über mögliche Zurückbehaltungsrechte oder eine angemessene Zahlungskürzung sollten Sie bei Unsicherheit individuell beraten lassen. Eine selbst gewählte Kürzung ohne geklärte Grundlage kann den Konflikt verschärfen.

Reagieren Sie auf eine unklare Rechnung zeitnah und nennen Sie die betroffenen Positionen. Bitten Sie um die fehlenden Erläuterungen und stimmen Sie das weitere Vorgehen ab. Bewahren Sie Originalrechnung, Ihre Prüfliste und jede berichtigte Fassung gemeinsam auf. Kennzeichnen Sie, welche Punkte geklärt sind. Bleibt ein wesentlicher Betrag strittig, nehmen Sie genau dieses geordnete Paket zur Verbraucherberatung oder zu einer rechtlichen Beratung mit.